Le misure di contenimento del contagio che si protrarranno almeno per tutto il mese di aprile, costringendo molti a continuare a lavorare da casa, perché non fare qualcosa per migliorare le condizioni di questo lavoro?
Come anticipato nell’articolo precedente, vi diamo alcune indicazioni che potrebbero migliorare l’efficacia delle vostre videochiamate di lavoro

  1. Avvia la videocamera del tuo computer ogni volta che puoi per ottimizzare la comunicazione, l’espressione del viso arricchisce di molto lo scambio di informazioni. Quindi usala sempre a meno che non ci siano problemi di connessione. Ogni software di videoconferenze dispone delle funzioni per aprire/chiudere il microfono e la telecamera.
  2. Prepara uno sfondo adatto per le videoconferenze, scegli un angolo della tua casa che non sia una finestra perchè davanti ad una finestra appari come una ombra nera. Ma evita anche un muro bianco che apparirebbe troppo monotono.
    Evita di inquadrare soltanto i tuoi occhi oppure soltanto il tuo mento, il tuo volto dovrebbe essere al centro dell’inquadratura e regola la distanza in modo da occupare con il tuo volto la metà dell’inquadratura, non troppo lontano ma neanche troppo vicino.
  3. Tieni presente che tutti i rumori di sottofondo della tua casa arrivano all’orecchio di ognuno dei partecipanti, quindi isolati per quanto puoi e spegni la televisione o la radio o la lavastoviglie perchè sono tutti rumori che entrano nel microfono. Se possibile usa cuffie con microfono che in genere hanno una funzione di soppressione del rumore di fondo, ma non le cuffie del cellulare perchè non hanno una buona qualità audio.
    In ogni caso muta il tuo microfono quando non devi parlare, questo rende la conferenza più pulita e godibile, in alcuni software (come Zoom ad esempio) se hai mutato il microfono ti basta premere la barra spazio per riattivarlo temporaneamente.
    Infine, molto importante, evita di sgranocchiare o di bere qualcosa durante una conferenza (anche e soprattutto se è solo in audio senza video) perchè il rumore che si sente è decisamente fastidioso. Spesso quando capita non si riesce a capire chi sta sgranocchiando ma non è cortese dirlo chiaramente.
  4. Quando entri in una confcall con tante persone alcune delle quali non conosciute proponi o fai proporre un giro di presentazione ed appuntati i nomi di chi non conosci in modo da poterti rivolgere loro chiamandoli per nome, in una conferenza intorno ad un tavolo ti basterebbe rivolgere lo sguardo verso qualcuno e parlargli ma in videoconference questo non funziona, è bene quindi fare riferimento all’intervento di “nome” aggiungendo il tuo contributo.
  5. Se in una videoconferenza partecipano gruppi di persone di aziende diverse, mantieni una chat scritta in parallelo soltanto con i tuoi colleghi nella quale, se sei sufficentemente veloce a scrivere, potrai scambiare commenti o indicazioni riservate che non potresti dire a tutti i partecipanti alla chat.
  6. Videoconferenza anche a due? Alcuni degli strumenti di conference call come ad esempio Skype sono di fatto anche sempre attivi e facilmente utilizzabili per scambi testuali, in forma di chat. Quando una chat deve essere trasformata in videoconferenza? In genere si usa dire che la chat testuale vada bene per uno scambio di due tre battute ma se la discussione si protrae conviene passare direttamente in audio/video perchè scrivere è decisamente più lento che parlare. In generale questo deve far capire che lavorare in smart working significa tenersi sempre pronti ad uno scambio con colleghi o clienti in forma di chat o videoconferenza per questo motivo è bene avere sempre pronte le condizioni indicate sopra: posizione, isolamento acustico, connessione del microfono eccetera.